Para cualquier propietario de una pequeña empresa, crear un cronograma de turnos de los empleados es como resolver un rompecabezas. Es una tarea que va más allá de simplemente llenar espacios de tiempo: los horarios deben ser coherentes, conscientes y funcionales. Sin embargo, la programación del equipo puede consumir mucho tiempo del propietario de una pequeña empresa, un dolor de cabeza que parece no tener remedio.
Pero no tiene por qué ser así. Programación del equipo no tiene por qué ser difícil ni llevar mucho tiempo.
Analicemos algunos errores comunes en la programación de equipos y cómo Homebase puede ayudar a simplificar el proceso, hacerlo rápido y fácil, liberándolo para abordar necesidades más urgentes de la empresa.
¿Qué es la programación de equipos y por qué es importante?
La programación del equipo es exactamente lo que parece: se trata de crear un cronograma semanal, quincenal o a más largo plazo, como mensual o trimestral, para saber con qué frecuencia trabajan los empleados.
Realizar un seguimiento y programar a los empleados es importante por razones funcionales y organizativas. Sería fantástico preguntar a los empleados con qué frecuencia quieren trabajar y cuándo y cumplir con ese horario, pero la vida (y otras personas) realmente no funcionan de esa manera. La programación del equipo es una herramienta importante para comprender cuántas horas y salarios se destinan a la mano de obra; patrones históricos de cobertura necesarios año tras año; y mantener una fuente de información veraz sobre los dueños de negocios y los empleados para ver cuándo y con qué frecuencia están trabajando.
Tenga cuidado con estos dolores de cabeza y complicaciones de programación de equipos
En un mundo empresarial perfecto, programar empleados sería muy sencillo; todos sabemos que el mundo real tiende a interponerse en el camino. Afortunadamente, existen formas de mitigar los factores estresantes que conlleva dotar de personal adecuado a su empresa, y también los cubriremos.
A continuación se detallan algunos dolores de cabeza y complicaciones a los que debe prestar atención y tratar de evitar al elaborar su agenda para los empleados.
Equilibrar el presupuesto con las necesidades de cobertura
Sus costos laborales deben ajustarse a su presupuesto, simple y llanamente. Una gran manera de hacer que la programación sea una molestia es tener más mano de obra de la asignada en el presupuesto para esa semana o período de programación.
Por ejemplo: digamos que programó un par de personas adicionales para sus necesidades de cobertura pero olvidó verificar cuántas horas y cuánto dinero se ha asignado para ese período. Además de eso, resulta que es un período lento por lo que no necesitarías tanta gente de todos modos. Eso significa que debe rehacer un cronograma y eliminar turnos con tacto, resolviendo el rompecabezas para terminar con un cronograma que tenga todo lo que su negocio necesita. En verdad, esto puede afectar la moral de los empleados: si los empleados sienten que les están quitando turnos porque el horario no está alineado con el presupuesto, pueden sentirse infravalorados.
Tenga en cuenta las consideraciones presupuestarias al planificar un cronograma para evitar cometer errores de cobertura duplicada o innecesaria.
Tener suficiente cobertura de equipo durante los períodos de mayor actividad
Y si bien se garantiza que los costos laborales se alineen con las preocupaciones presupuestarias, también hay motivo de dolor de cabeza si un cronograma no toma en consideración los períodos de mayor actividad. Tener que pedirles a los empleados que entren cuando no están programados puede parecer como sacarse los dientes.
Intente solucionarlo anticipando lo que necesitará. Por ejemplo, si sabe que su período de mayor actividad es justo antes de las grandes fiestas navideñas, incremente los costos y garantice una cobertura adecuada. Dirigir una empresa con un equipo poco disperso es estresante para cualquier propietario de empresa. Es un arte elaborar un cronograma de equipo bueno y funcional que anticipe las demandas de los clientes o invitados sin exceder el límite del presupuesto.
Tiempo libre como enfermedad y vacaciones.
Todo el mundo necesita un descanso en algún momento. El tiempo libre para los empleados se puede planificar, como días personales o de vacaciones, o de forma espontánea, como enfermedad o ausentismo de los empleados. Independientemente de por qué pueda haber una brecha en la disponibilidad o cobertura de los empleados, planificar la agenda para solucionarlo puede resultar agotador.
Para evitar complicaciones y garantizar una cobertura adecuada cuando los empleados toman días personales o de vacaciones, pídales que le entreguen esas fechas con mucha antelación a la programación. Un aviso con poca antelación no ayudará y, a menudo, es un punto delicado en la programación del equipo. Piense en su marco de programación. Si un horario consta de dos semanas laborales, solicite que al menos una o dos semanas antes sus empleados traigan los días personales o de vacaciones que necesitan para asegurarse de no quedarse atrapado tratando de determinar quién está disponible y cuándo.
Cuando se trata de enfermedades o ausentismo de los empleados, hay maneras de evitar la falta de cobertura, como programar una superposición de una o dos horas entre el primer turno y el segundo para asegurarse de que si un empleado llega tarde o está enfermo, haya alguien que pueda manejarlo. el trabajo hasta que llamen a alguien.
Mala comunicación
Nada complica más una situación que una mala comunicación. Los empleados dependen de los propietarios y gerentes de empresas para programar turnos que se ajusten a su disponibilidad y las pequeñas empresas necesitan que los empleados tengan control sobre sus horarios y lleguen a tiempo al trabajo. Suena simple pero, la mayoría de las veces, abundan los problemas de comunicación y los malentendidos que causan frustración.
Mantenga una línea abierta de comunicación con los miembros del equipo sobre sus horarios. Por ejemplo, utilice software que pueda alertarles cuando han sido programados. Haga un seguimiento si es necesario, pero simplifique el proceso de comunicación de horarios para que tanto los empleados como los empleadores estén en sintonía.
Consejos para simplificar la programación de su equipo
Ahora que sabemos qué contratiempos comunes se deben evitar al programar empleados, hay algunos consejos que pueden ayudar a que la programación sea rápida y sencilla.
- Descubra qué necesita exactamente en términos de mano de obra. Sus necesidades laborales son una parte esencial de un plan de negocios que ya has delineado. Esto no debería cambiar demasiado para los propietarios de pequeñas empresas, excepto en los períodos de mayor actividad del año, así que trate de planificar esto tanto como sea posible para evitar complicaciones.
- Recopile solicitudes de PTO y disponibilidad. Utilice una herramienta de programación de equipos para recopilar solicitudes de días libres y gestionarlas desde un lugar centralizado.
- Consíguete un software de programación de empleados. Atrás quedaron los días de trabajar en una hoja de cálculo creando y rastreando manualmente los turnos de los empleados. Obtenga un software de programación de empleados que tenga toda la información de sus empleados, incluida la disponibilidad, en un solo lugar para crear o copiar horarios.
- Deje que los empleados se encarguen de sus propios cambios de turno. Capacite a sus empleados permitiéndoles intercambiar turnos juntos. En lugar de atender todas esas solicitudes en persona, puede aprobarlas desde una herramienta de programación centralizada.
Qué buscar en un software de programación de empleados
Encuentre una herramienta que se adapte a sus necesidades y no al revés. Buscar software de programación de empleados eso no solo funciona para mantener la programación del equipo lo más rápida y sencilla posible, sino que también comprueba si se integra con otras partes esenciales de la experiencia empresarial y de los empleados.
Base hace que la programación de los miembros del equipo sea rápida y sencilla. Utilice Homebase para comunicarse con los empleados enviando notificaciones cuando salga un nuevo horario o si algo ha cambiado. Deje que los empleados manejen sus propios cambios de turno con Homebase y luego apruebe todo desde la misma aplicación. La base de operaciones también tiene un herramienta de reloj de tiempo que hace que las hojas de horas sean fáciles de manejar y nómina de sueldos Fácil de navegar.
Homebase es el software de programación de empleados que atenderá sus necesidades, no le pedirá que se ajuste a su molde.
Simplifica lo complicado
La tecnología ha ayudado a agilizar la programación del equipo. Claro que hay complejidades a la hora de lograr que el calendario de un equipo sea perfecto, pero no tiene por qué ser problemático. Trabajar en un rompecabezas y colocar todas las piezas en los lugares correctos es gratificante. Deje que eso se convierta en realidad en la programación de su equipo.
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Shannon Mulligan
