Impuestos sobre la nómina para tontos (uf, impuestos)

Como todo en la vida, hay cosas maravillosas acerca de administrar un negocio y otras por las que desearía no tener que preocuparse. Impuestos sobre la nómina caen en la última categoría para muchos nuevos propietarios de negocios.

Los impuestos pueden ser desalentadores, confusos y estresantes. Comprenderlas (y cuáles son sus obligaciones tributarias personales) ayuda a aliviar todos esos sentimientos negativos. Analicemos el tema de los impuestos sobre la nómina para que pueda administrar con confianza esta parte de su negocio.

Impuestos sobre la nómina 101: ¿qué son?

El impuesto sobre la nómina es una cantidad específica de dinero que los empleados y empleadores pagan al gobierno por cada cheque obtenido de sueldos, salarios o propinas.

Piense en los impuestos sobre la nómina como parte de cada cheque de pago que va al gobierno para financiar un beneficio público específico. No son sólo un impuesto, sino un conjunto de partidas específicas que se deducen para financiar programas a nivel local, estatal y federal.

Tanto usted (el empleador) como el empleado contribuyen a los impuestos sobre la nómina. Como empleador, usted es responsable de retener una parte de los cheques de pago del empleado para cubrir su parte y debe presentar y pagar su parte directamente al gobierno.

Establecer un sistema de impuestos sobre la nómina es un paso crítico para todas las nuevas empresas que emplean trabajadores. No solo es una obligación legal para los empleadores, sino que también es fundamental para garantizar que sus empleados reciban la cantidad correcta de dinero en cada ciclo de pago.

¿Necesito pagar impuesto sobre la nómina?

Si su empresa tiene empleados, entonces deberá pagar impuestos sobre la nómina. Es realmente así de simple.

Cualquier empresa que tenga empleados a tiempo completo o parcial es responsable de deducir impuestos sobre la nómina de sus cheques de pago y pagar una parte del empleador al gobierno. Pagar estos impuestos no es opcional, es un requisito legal para operar su negocio en los Estados Unidos y evitar sanciones.

También reiteraremos que los impuestos sobre la nómina existen a nivel federal, estatal y local. Asegúrese de conocer sus obligaciones fiscales para cada área geográfica en la que opera. Si no está seguro de lo que debe deducir y pagar, le recomendamos consultar a un contador profesional o utilizar un software de nómina.

¿Cuál de mis empleados se considera un “trabajador sujeto a impuestos”?

Trabajador sujeto a impuestos es un término no formal que se utiliza para describir a cualquier empleado al que se le deben retener impuestos (y por el que se deben pagar impuestos sobre la nómina del empleador).

Como se mencionó anteriormente, cualquier empleado que tenga formalmente un contrato de trabajo, ya sea a tiempo completo o parcial, se considera trabajador sujeto a impuestos. Eso significa que debes deducir el impuesto sobre la renta y pagar tu parte.

Los trabajadores no sujetos a impuestos incluyen contratos independientes, pasantes y estudiantes de cooperativas no remunerados, o pasantes y estudiantes de cooperativas que reciben estipendios. No es necesario retener ningún impuesto sobre la nómina de estas personas. Deberán declarar cualquier dinero recibido según estos términos como parte de sus ingresos personales y serán responsables de pagar su propia parte de los impuestos.

¡No lo olvides! Los impuestos sobre la nómina también se aplican a cualquier bonificación en efectivo que otorgue a sus empleados. Esto se considera ingreso suplementario y también está sujeto al impuesto federal sobre la renta. Dependiendo de dónde opere, también puede haber implicaciones fiscales estatales y locales que tener en cuenta.

¿Cuáles son los impuestos sobre la nómina específicos que necesito saber?

Sabemos. Hay mucho que digerir cuando configuras los impuestos sobre la nómina por primera vez. No se preocupe: existen herramientas y recursos disponibles para ayudar a facilitar este proceso. Llegaremos a ellos más adelante en el artículo.

Si no está seguro de qué impuestos debe cubrir, le resultará útil desglosarlos por cada nivel de gobierno. Aquí hay una lista de impuestos estatales, locales y federales que quizás deba pagar.

Impuestos sobre la nómina estatales y locales

Cada estado tiene diferentes tipos de impuestos sobre la nómina con diferentes tarifas. Échale un vistazo al Sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. para obtener recursos sobre sus obligaciones tributarias locales y estatales específicas.

En general, estos son los impuestos sobre la nómina estatales y locales que necesita saber:

• Impuesto estatal sobre la renta: Muchos estados exigen la retención del impuesto estatal sobre la renta de los salarios de los empleados, similar a la retención del impuesto federal sobre la renta. Las tarifas y regulaciones varían según el estado.
• Seguro estatal de desempleo (SUI): Los empleadores pagan impuestos SUI para financiar los beneficios estatales de desempleo. Las tarifas pueden diferir según el historial de reclamaciones de desempleo del empleador y el estado del fondo de seguro de desempleo del estado. Revisar la Sitio web del Departamento de Trabajo de EE. UU. para más información.
• Seguro estatal de invalidez (SDI): En algunos estados, los empleadores deben contribuir a un programa de seguro por discapacidad que brinda beneficios a corto plazo a los trabajadores elegibles que no pueden trabajar debido a enfermedades o lesiones no relacionadas con el trabajo.
• Impuestos locales: Algunas localidades imponen impuestos sobre la nómina adicionales a los empleadores, que pueden financiar servicios o beneficios locales. Estos impuestos pueden variar ampliamente según la ciudad o el condado. Consulte con su gobierno local, asociación empresarial y cámara de comercio.

Dependiendo del estado, puede haber impuestos adicionales relacionados con la compensación laboral, la licencia familiar remunerada o la atención médica. Siempre consulte con fuentes oficiales en línea o consulte con un experto en impuestos.

impuesto federal sobre la nómina

El IRS también impuso un impuesto federal sobre la nómina a todas las empresas que operan en los Estados Unidos. A continuación se ofrece un resumen de los cuatro tipos principales de impuestos federales sobre la nómina.

• Impuestos federales: Los empleadores deben retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de los empleados basándose en la información proporcionada por los empleados en sus Formulario W-4.
• Impuesto de seguridad social: Parte de Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA)este impuesto lo pagan tanto los empleados como los empleadores. Es el 6,2% de los salarios hasta un cierto límite establecido por el IRS cada año.
• Impuesto de Medicare: También bajo FICA, tanto los empleados como los empleadores pagan una impuesto al seguro médico del 1,45% sobre todos los salarios, con un recargo adicional de Medicare del 0,9% para los salarios que excedan un cierto umbral para las personas con altos ingresos.
• Impuesto de la Ley Federal del Impuesto al Desempleo (FUTA): Los empleadores pagan este impuesto sin deducirlo de los salarios de los empleados. El Tasa impositiva FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de los ingresos de cada empleado por año, pero los créditos fiscales por impuestos estatales de desempleo pagados pueden reducir la tasa efectiva al 0,6%.

Estos son todos los impuestos que debes tener en cuenta. Ahora hablemos de formularios (lo sabemos: estás emocionado).

Formularios. Siempre hay formas. ¿Qué formularios de nómina necesito saber?

Los gobiernos aman sus formularios de impuestos. Como era de esperar, probablemente usted no lo haga (y nosotros tampoco). Pero sigue siendo importante tener una idea general de qué formularios necesita para cada tipo de impuesto sobre la nómina para mantenerse en el lado bueno del gobierno.

Mantendremos esta sección breve porque, bueno, los formularios son aburridos.

• Formulario W-4 (Certificado de Retención del Empleado): Utilizado por los empleados para determinar la cantidad de impuesto federal sobre la renta que deben retener de sus cheques de pago. Los empleadores también pueden proporcionar este formulario a los nuevos empleados durante el proceso de incorporación.
• Formulario W-2 (Declaración de salarios e impuestos): Emitido anualmente por los empleadores para informar los salarios pagados y los impuestos retenidos de cada empleado al IRS y al empleado. Se envían copias a los empleados y a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero de cada año.
• Formulario 941 (Declaración de impuestos federales trimestral del empleador): Se utiliza para declarar impuestos sobre la renta, impuestos del Seguro Social y impuestos de Medicare retenidos de los cheques de pago de los empleados, así como la porción del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
• Formulario 940 (Declaración de Impuestos Federales Anuales de Desempleo (FUTA) del empleador): Se presenta anualmente para informar el monto del impuesto FUTA que el empleador ha pagado en nombre de sus empleados.
• Formulario W-9 (Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente): Se utiliza para solicitar el número de identificación del contribuyente (TIN) de un contratista u otro beneficiario, que es necesario para fines de presentación de informes. Estos formularios suelen ser proporcionados por trabajadores independientes o contratistas al empleador antes de comenzar a trabajar.
• Formulario 1099-NEC (Compensación para no empleados): Se utiliza para informar pagos de $600 o más a contratistas independientes u otras personas que no son empleados por servicios prestados.
• Formularios específicos del estado: Dependiendo del estado, es posible que se requieran formularios adicionales para la retención del impuesto estatal sobre la renta y las contribuciones al seguro estatal de desempleo. Los empleadores pueden comunicarse directamente con la agencia estatal para obtener formularios e instrucciones de presentación.

Se puede acceder a cada uno de estos formularios utilizando los enlaces anteriores. Claro, los empleadores pueden completarlos y enviarlos manualmente, pero recomendamos el uso de un software de nómina para automatizar este proceso.

¿Cómo calculo los impuestos sobre la nómina?

Una vez que haya identificado los diferentes tipos de impuestos sobre la nómina que debe deducir y pagar, los pasos finales son calcular esas deducciones y enviar ese dinero al gobierno.

Digamos que usted reside en California y necesita calcular los impuestos sobre la nómina de un empleado que gana $55,000 por año. Aquí está el proceso.

• • determinar el salario bruto: Esta es la cantidad total que gana su empleado antes de cualquier deducción. En este ejemplo, $55,000 es el salario bruto.
  • Calcule el impuesto federal sobre la renta: Utilice las tablas de retención del IRS y el formulario W-4 del empleado para averiguar cuánto impuesto federal sobre la renta debe retener. El monto varía según los ingresos del empleado, su estado civil para efectos de la declaración de impuestos y las retenciones adicionales que solicite.
  • Calcule los impuestos de seguridad social y Medicare (FICA):
    • Impuesto de seguridad social: 6,2% del salario bruto hasta el límite de la base salarial ($168,600 en 2024). Por $55 000, es el 6,2% de $55 000 = $3410.
    • Impuesto de Medicare: 1,45% de todo el salario bruto. Por $55 000, es el 1,45 % de $55 000 = $797,50.
  • Calcule el impuesto federal de desempleo (FUTA):
  • Calcular los impuestos estatales: Esto incluye el impuesto estatal sobre la renta y el Seguro Estatal de Desempleo (SUI). Las tarifas varían según el estado. En California, el estado La tasa del impuesto sobre la renta oscila entre el 1% y el 12,3%. dependiendo del tramo de ingresos. Para simplificar, supongamos una tasa media del 6% para nuestro ejemplo: 6% de $55,000 = $3,300 para el impuesto estatal sobre la renta.
  • Calcule los impuestos locales: Algunas ubicaciones tienen impuestos sobre la nómina locales, pero omitiremos esto para nuestro ejemplo, ya que varía mucho.
  • Sumar el total de retenciones: Agregue el impuesto federal sobre la renta, los impuestos FICA y los impuestos estatales para obtener las retenciones totales. Los empleadores no retienen FUTA de los salarios de los empleados.

Aquí están las matemáticas para este ejemplo:

Sueldo bruto: $55,000

Impuestos federales: Variable basada en W-4 (digamos $5,000 para este ejemplo)

Impuesto de seguridad social: $3,410

Impuesto de Medicare: $797.50

impuesto estatal sobre la renta (estimado en 6%): $3,300

Retenciones totales (excluyendo FUTA, que paga el empleador): $12,507.50

Una vez que haya calculado ese cálculo, deberá enviar las retenciones de impuestos a las agencias tributarias correspondientes. Por lo general, estas deducciones se dividen en partes iguales entre cada uno de los cheques de pago de un empleado.

Me duele el cerebro. ¡Necesito algo de ayuda!

A nuestro cerebro también le duele. (Nosotros hizo incluya ‘uf’ en el título.) Pero no busque el Advil todavía: tenemos un arma secreta bajo la manga.

El software de nómina, como el que ofrecemos en Homebase, puede automatizar cada paso que describimos en este artículo. Así es. Puede identificar qué impuestos debe pagar, cuánto debe deducir, completar todos esos formularios y enviarlos a las agencias tributarias correspondientes.

Así es como funciona. Cuando usted ejecutar nóminaHomebase calcula impuestos y cheques de pago, envía depósitos directos a su equipo y paga y presenta automáticamente sus impuestos sobre la nómina. Todo lo que tiene que hacer es configurar el software (podemos ayudarlo con eso), agregar a sus empleados a la nómina y ponerlos a trabajar.

¿Listo para aliviar algo de ese dolor cerebral? Comience con Homebase ahora.